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Politique de confidentialité

Chez Nomadis, nous nous engageons à fournir à nos clients et utilisateurs un service exceptionnel. Étant donné que la fourniture de ce service implique la collecte, l’utilisation, le transfert et la divulgation de certaines informations personnelles sur nos clients et utilisateurs, la protection de leurs informations personnelles est l’une de nos plus hautes priorités.

Nous informerons nos clients et utilisateurs de la raison et de la manière dont nous collectons, utilisons, transférons et divulguons leurs informations personnelles, obtiendrons leur consentement si nécessaire, et ne traiterons leurs informations personnelles que d’une manière qu’une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.

Cette politique de protection des informations personnelles décrit les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les informations personnelles de nos clients et utilisateurs. Notre engagement en matière de confidentialité comprend la garantie de la confidentialité et de la sécurité des informations personnelles que nous collectons et la possibilité pour nos clients et utilisateurs de demander l’accès, la correction ou la suppression par obscurcissement de leurs informations personnelles.

Collecte d’informations personnelles

1.1  À moins que les fins de la collecte de renseignements personnels ne soient évidentes et que le client fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.

1.2  Nous ne collecterons que les informations client nécessaires pour atteindre les objectifs suivants :

  • Pour vérifier l’identité;
  • Pour ouvrir et gérer un compte, tel qu’un compte Utilisateur ou un compte Client;
  • Fournir les produits et services demandés, notamment les services applicatifs infonuagiques relatifs à la logistique humaine, la gestion de voyages, et autres activités connexes prises en charge par les Clients;
  • Assurer un haut niveau de service à nos Clients et Utilisateurs ;
  • Pour répondre aux exigences réglementaires et légales;
  • Diagnostiquer les problèmes liés à nos services et systèmes ;
  • Pour mener des recherches et effectuer des analyses sur l’utilisation de nos solutions logicielles.

1.3 Nomadis utilise des cookies pour analyser les tendances, administrer le site Web, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site Web et recueillir des informations sur notre base d’utilisateurs dans son ensemble. Un avis de notre utilisation des cookies s’affiche lorsqu’un utilisateur accède pour la première fois à notre site Web.

Consentement

2.1 Nous obtiendrons le consentement du client pour collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles (sauf lorsque, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).

2.2 Le consentement peut être fourni par voie électronique, par l’utilisateur ou par procuration par l’intermédiaire d’un représentant autorisé, ou il peut être implicite lorsque le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait considéré comme évident et que le client fournit volontairement des renseignements personnels à cette fin.

2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu’un client ou un utilisateur reçoit un avis et une possibilité raisonnable de refuser que ses informations personnelles soient utilisées pour fournir les services, ou pour des communications informatives telles que la commercialisation de nouveaux services ou produits, et le client ne se désiste pas.

2.4 Sous réserve de certaines exceptions (par exemple, les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement entraverait l’exécution d’une obligation légale), les clients peuvent refuser ou retirer leur consentement à ce que Nomadis Inc. utilise leurs données personnelles de certaines manières. La décision d’un client de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations d’informations personnelles peut restreindre notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Si oui, nous expliquerons la situation pour aider le client à prendre sa décision.

2.5 Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles à l’insu ou sans le consentement du client ou de l’utilisateur, dans les circonstances limitées suivantes :

  • Lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation d’informations personnelles est autorisée ou requise par la loi ;
  • En cas d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité personnelle d’une personne ;
  • Lorsque nous avons besoin des conseils juridiques d’un avocat ;
  • Aux fins du recouvrement d’une créance ;
  • Pour nous protéger de la fraude ;
  • Pour enquêter sur une éventuelle violation de données ou autre incident de sécurité de l’information ;
  • Pour enquêter sur une violation anticipée d’un accord ou une infraction à la loi.

 

Utilisation et divulgation des informations personnelles

3.1 Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les informations personnelles des clients que si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés au moment de la collecte, ou à des fins raisonnablement liées à ces objectifs, telles que :

  • Pour mener des enquêtes auprès des clients ou des utilisateurs afin d’améliorer la fourniture de nos services ;
  • Pour contacter directement nos clients et utilisateurs sur les produits et services susceptibles de les intéresser.

3.2 Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les informations personnelles des clients ou des utilisateurs à d’autres fins, sauf si nous obtenons le consentement pour le faire.

3.3 Nous ne vendrons jamais d’informations personnelles à d’autres parties.

Conservation des informations personnelles

4.1 Si nous utilisons les informations personnelles du client pour prendre une décision qui affecte directement le client, nous conserverons ces informations personnelles pendant au moins un an afin que le client, utilisateur ait une possibilité raisonnable d’en demander l’accès.

4.2 Sous réserve de la politique 4.1, nous ne conserverons les informations personnelles des clients que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou un objectif légal ou commercial.

Assurer l’exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles des clients et des utilisateurs sont exactes et complètes lorsqu’elles peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant le client ou l’utilisateur, ou si elles sont divulguées à une autre organisation, comme le permettent les conditions de la présente politique de confidentialité.

5.2 Les Clients ou Utilisateurs peuvent demander la correction de leurs informations personnelles afin d’en assurer l’exactitude et l’exhaustivité. Les corrections doivent être effectuées par le Client ou l’Utilisateur lui-même à l’aide des systèmes mis à sa disposition par Nomadis. Dans le cas où il n’est pas possible pour le Client ou l’Utilisateur de modifier ses informations personnelles à l’aide des systèmes fournis par Nomadis, une demande de correction des informations personnelles doit être faite par écrit, en fournissant suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction recherchées et soumises via les canaux de support standard proposés par Nomadis.

5.3 S’il est démontré que les informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, nous pouvons en informer le Client ou l’Utilisateur et demander que les informations soient fournies ou corrigées, si les informations sont requises par Nomadis ou un tiers autorisé aux termes de la présente Politique de confidentialité.

Sécurisation des informations personnelles

6.1 Nous nous engageons à assurer la sécurité des informations personnelles afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification, élimination ou risques similaires non autorisés.

6.2 Nomadis a mis en place et maintient des sauvegardes et des mesures administratives, physiques et techniques conçues pour protéger contre l’accès non autorisé aux informations personnelles de ses Clients et Utilisateurs. Un tel programme de sécurité est décrit dans le dernier rapport Service Organization Control 2 (SOC 2 Type II).

6.3 Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles des Clients ou des Utilisateurs, telles que l’obscurcissement ou la suppression permanente des informations personnelles stockées électroniquement (sur des supports ou dans des bases de données).

6.4 Nous réviserons et mettrons à jour en permanence nos politiques et contrôles de sécurité à mesure que la technologie évolue pour assurer la sécurité continue des informations personnelles. En tant que tel, nous nous engageons à renouveler notre certification SOC 2 Type II sur une base annuelle.

Fournir aux clients et aux utilisateurs un accès à leurs informations personnelles

7.1 Les Clients et Utilisateurs ont le droit d’accéder à leurs informations personnelles, sous réserve d’exceptions limitées.

7.2 Une demande d’accès aux informations personnelles doit être faite en utilisant les fonctionnalités des systèmes fournis par Nomadis, telles que l’obtention d’un accès via les fonctionnalités intégrées du système, la récupération des informations d’identification perdues ou d’autres fonctionnalités proposées pour récupérer les informations personnelles. Si le client ou l’utilisateur n’est pas en mesure d’obtenir les informations personnelles en utilisant les fonctionnalités des systèmes fournis par Nomadis, une demande doit être faite par écrit, en fournissant suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles recherchées, et soumise en utilisant les canaux de support standard proposés par Nomadis.

7.3 Sur demande, nous indiquerons également aux Clients et Utilisateurs comment nous utilisons leurs informations personnelles et, dans la mesure du possible, à qui elles ont été divulguées, le cas échéant.

7.4 Nous mettrons à disposition les informations demandées dans les 30 jours ouvrables, ou fournirons un avis écrit d’une prolongation lorsqu’un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.

7.5 Des frais minimes peuvent être facturés pour fournir l’accès à des informations personnelles détaillées, par exemple des données transactionnelles ou de piste d’audit. Lorsque des frais peuvent s’appliquer, nous informerons le client du coût et lui demanderons des instructions supplémentaires pour savoir si nous devons donner suite à la demande.

7.6 Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous en informerons le Client par écrit, en indiquant les raisons du refus et les recours dont dispose le Client.

Changements de politique

8.1 En raison de la nature évolutive d’Internet, Nomadis peut avoir besoin de mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Si tel est le cas, Nomadis publiera sa politique mise à jour sur ce système. Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, veuillez donc la consulter fréquemment. Si nous apportons des modifications importantes à cette politique, nous vous en informerons ici, par e-mail ou au moyen d’un avis sur notre page d’accueil avant que la modification n’entre en vigueur.

Questions et plaintes : le rôle du responsable de la protection de la vie privée ou de la personne désignée

9.1 Le responsable de la protection de la vie privée est chargé de veiller au respect de la présente politique et des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

9.2 Les clients doivent adresser par écrit toute plainte, préoccupation ou question concernant les problèmes de conformité au responsable de la protection de la vie privée. Si le responsable de la protection de la vie privée n’est pas en mesure de résoudre le problème, le client peut également écrire au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la province de Québec, Canada.

Coordonnées de Nomadis:

Demandes générales et assistance: support@nomadis.co

Préoccupations et plaintes en matière de confidentialité et de sécurité: securityreport@nomadis.co

 

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